dobro upravljanje poslovnom dokumentacijom – veća učinkovitost
Koncept dokumentiranih sustava je sastavljen od sljedećih elemenata:
Digitalizacija dokumenata (Imaging)
koristi se za unos, skladištenje i upravljanje elektronskim slikama dokumenata koji su prethodno bili skenirani (papirni dokumenti), odnosno poslani telefaksom ili elektronskom poštom.
Upravljanje dokumentima
obuhvaća tehnološka rješenja koja omogućavaju:
- pretraživanje,
- pristup,
- sigurnost,
- upravljanje dokumentima.
Sustav sadrži dokumente koji su nastali na različite načine - skeniranjem dokumenata u papirnom obliku, dokumente nastale u različitim aplikacijama, iz mail poruka, a mogu se unijeti i drugi formati kao što su slika, video i drugo.
Upravljanje zapisima (COLD – Computer Output to Laser Disk)
sadrži tehnološka rješenja namijenjena za:
- elektronsko preuzimanje,
- indeksiranje,
- trajno skladištenje formatiranih računalnih izlaznih podataka (tiskanih stranica) u elektronskom obliku.
Na ovaj je način organizacijama osiguran izvorni dokument u elektronskom obliku, onakav kakav je tiskan na printeru i predan u ruke korisniku.
Upravljanje radnim tokovima (Workflow)
je automatiziranje protoka dokumenata i informacija u radnom procesu, pri čemu možemo detaljno odrediti radne postupke s obzirom na sudionike i njihove zadatke, kao i ulazne i izlazne vrijednosti.
Istovremeno s automatizacijom procesa omogućeno je i kreiranje poslovnih pravila i strategija kojima se regulira tijek rada, kao i nadzor te izvještavanje pri izvršavanju radnih zadataka.
Logička i fizička arhiva
se koriste za arhiviranje dokumenata i podataka, pri čemu su metapodaci o dokumentima arhivirani u logičkoj arhivi, dok su sami dokumenti smješteni u fizičkoj arhivi. Fizička arhiva osigurava dostupnost i sigurnost dokumenata.
Sve podatke ne možemo čuvati u eDMS-u koji je namijenjen isključivo radu s dokumentima. Da bismo izbjegli dupliranje pri unosu i pisanju podataka, eDMS se povezuje s transakcijskim sustavom pri čemu to povezivanje ovisi o potrebama naručitelja ili zahtjeva poslovnog procesa.